こんにちは！
イーネクスト渋谷のスタッフのMです🐴
上司に呼ばれ、仕事の指示を受ける場面。
きちんと聞いているつもりなのに「態度が悪い」と言われてしまうことはありませんか？
「態度が悪い」と言われても、自分の態度の何が問題なのかわからない。
そもそも指示通りに仕事ができていればいいのではないか。
そんな方は、もしかしたら暗黙のルール「指示受けの作法」を知ることで、
もっと仕事がしやすくなるかもしれません💡
●暗黙のルールとは
仕事での指示受けのようによく発生するシチュエーションでは、そのやりとりにも自然に「型」が作られていきます。
一度「型」が作られると、人は無意識にその型に沿ったコミュニケーションを期待するようになり、それがコミュニティ内での常識や礼儀作法となります👔
このようにして、社会には「明文化されないルール」が存在しています。
このような暗黙のルールを知らなかったり、守らなかったりすると、周囲から態度が悪いように見えてしまうのです。
●指示受けの作法を知ろう
まずは暗黙のルール「指示受けの作法」を知っておきましょう。
基本的な指示受けの流れは以下の通りです。
＜指示を受けるときの流れ＞
①名前を呼ばれたら「はい」と返事をしてメモとペンを手に持つ。
②走らず、早歩き程度の速度で呼んだ相手の前へ行く。
③相手がすぐに仕事の内容を話し始めたら、そのままメモ帳を開いて話を聞く。
④少し間が空くようなら「ご用でしょうか？」と話しかける。
⑤相手が話している間は口を挟まない。息継ぎのタイミングで相槌を打つ。
⑥メモを取る際は、自分の手でメモ帳を支えて書く。
⑦相手が話し終わったら、まず「わかりました」と答える。
⑧指示内容を復唱する。
⑨復唱後、質問があれば「質問してもよろしいでしょうか」と伝えてから尋ねる。
⑩質問は思いつかないが自信がない場合は「やってみてわからないことがあったらまた伺ってもよろしいでしょうか」と伝える。
⑪期限が指定されていない場合は「期限を伺ってよろしいでしょうか」と尋ねる。
⑫相手が話を終えたら「失礼します」と伝えて一礼して下がる。
＜メモの注意点＞
・聞きながらメモを取ることが難しい人も「手に持っておく」ことが大事
・自分の机に戻ってから指示内容をメモ帳に整理してもよい。
・相手の机を台にしてメモを取るのは失礼に思われることがあるので注意
以上となります。
手順が多くて不安になるかもしれませんが、すべて丸暗記する必要はありません。
作法を知っているだけで振る舞いが変わります✨
少しくらいずれてしまっても多めに見てもらえる可能性は高いです。
●作法を守る意味
「指示をちゃんと理解できれば、どんな態度でも同じじゃない？」
「いちいち返事をしたり、相槌を打ったりするのにどういう意味があるの？」
と思うかもしれません😟
そんな方は、返事や相槌を打ったり聞き手としての態度を守ることは、話し手のパフォーマンスにつながるということを覚えておきましょう。
聞き手が相槌をまったく打たないと、話し手は不安や不信感を持ち、会話を途中で止めてしまいます。話の節目で相槌を打つ行動は「ここまではわかりました」と相手に伝える意味があるからです。
そのため、返事も相槌もないと、相手は「自分の話が伝わっていないんじゃないか」「自分の話を聞いていないんじゃないか」と不安や怒りの気持ちがこみあげ、あなたと話す気がなくなってしまうのです。
メモを取る行動もまた、自分のためだけではなく相手が「自分の話を理解してくれている」と安心する効果があるといえます。
話し手のやる気を削いでしまうことは、あなたの評価やパフォーマンスにも影響しますので、指示受けのルールを知ることは大事だと言うことができるのです。
イーネクスト渋谷のビジネスマナープログラムは、
コミュニケーションのマナーも含めることで、座学だけではなくロープレ形式で実際に体験しながら学ぶことができるよう練習プログラムを作成しています。
ご興味のある方は、ぜひご見学にいらっしゃってくださいませ。
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